Norma diferencia modalidades de registro de jornada e estabelece requisitos para sistemas eletrônicos; integração com outras ferramentas também entra na avaliação das empresas. Saiba mais a seguir! 

A regulamentação do registro eletrônico de ponto no Brasil completa quatro anos em novembro. Publicada em 11 de novembro de 2021, a Portaria MTP nº 671 estabeleceu regras para diferentes modalidades de controle de jornada, incluindo sistemas que permitem a marcação por aplicativos. 

A norma diferencia os registradores eletrônicos convencionais, alternativos e via programa, cada um com requisitos específicos que as empresas precisam observar na escolha e na utilização dessas ferramentas.

No entanto, mesmo depois de tanto tempo, o principal ponto ainda merece atenção: a diferença entre o REP-A, cuja utilização depende de autorização por acordo ou convenção coletiva, e o REP-P, que segue requisitos técnicos próprios. 

Entenda melhor essa diferenciação

A primeira diferença entre os modelos está nas condições previstas para sua utilização. De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a regulamentação brasileira reconhece três categorias de registradores eletrônicos: o REP-C, convencional; o REP-A, alternativo; e o REP-P, via programa. Cada modalidade tem características e requisitos próprios, que devem ser observados pela empresa na escolha de sua solução.

O REP-A é um conjunto de equipamentos e programas de computador destinado ao registro da jornada cuja utilização precisa ser autorizada por convenção ou acordo coletivo de trabalho. O artigo 77 da Portaria nº 671/2021 estabelece essa condição e prevê que o sistema permita identificar empregador e empregado, além de disponibilizar os registros para fiscalização, de forma eletrônica ou impressa.

Na prática, isso significa que a empresa precisa verificar não apenas as funcionalidades do sistema, mas também se existe autorização coletiva aplicável ao seu caso e se o uso está dentro do período de vigência do instrumento. A escolha de um aplicativo que se apresenta como alternativa ao relógio físico, por si só, não resolve essa etapa.

Já o REP-P é o registrador eletrônico de ponto via programa. Sua estrutura reúne o registrador, os coletores de marcações, o armazenamento dos registros e o programa de tratamento de ponto. A modalidade permite o uso de tecnologias como a marcação pelo celular, desde que sejam atendidos os requisitos técnicos e legais previstos na regulamentação.

Segundo as orientações do próprio MTE, o REP-P não depende da autorização por acordo ou convenção coletiva exigida para o REP-A. Em contrapartida, precisa cumprir os requisitos técnicos específicos, incluindo o registro do programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), conforme o artigo 91 da Portaria.

A distinção é importante porque a interface de uso não determina, sozinha, a categoria legal do sistema. Dois aplicativos podem oferecer uma experiência semelhante ao trabalhador, mas operar sob modalidades distintas e, consequentemente, estar sujeitos a condições diferentes de utilização.

Quais cuidados as empresas precisam observar?

A Portaria MTP nº 671, publicada em novembro de 2021, consolidou regras sobre diferentes formas de registro da jornada de trabalho. Para as empresas que utilizam sistemas eletrônicos, ela determina que as marcações sejam registradas fielmente, sem mecanismos que desvirtuem sua finalidade legal.

O artigo 74 veda práticas como restringir horários de marcação, registrar automaticamente o ponto com base em horários predeterminados ou exigir autorização prévia para marcar horas extras. Também proíbe dispositivos que permitam alterar os dados registrados pelo trabalhador. A norma, portanto, não trata apenas da existência de um registro, mas da integridade das informações produzidas pelo sistema.

Outro cuidado envolve a documentação técnica. O artigo 89 prevê que fabricantes ou desenvolvedores forneçam o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, documento que declara a conformidade do equipamento ou programa com as determinações aplicáveis. O empregador precisa manter essa documentação para apresentá-la à Inspeção do Trabalho.

Para o REP-P, também é necessário observar os requisitos do artigo 78 e do Anexo IX da portaria, que tratam das características técnicas do registrador. Entre os pontos previstos estão a identificação da organização e do trabalhador, a sincronização do relógio com a Hora Legal Brasileira e o armazenamento das marcações com requisitos de redundância, disponibilidade e confiabilidade.

As exigências demonstram por que a avaliação de um fornecedor não deve se limitar à aparência do aplicativo ou à facilidade de registrar entradas e saídas. É necessário conferir a documentação, a categoria em que o sistema se enquadra, os mecanismos de armazenamento e a possibilidade de gerar os arquivos exigidos pela regulamentação.

As orientações oficiais podem ser consultadas na página de Registro Eletrônico de Ponto do Ministério do Trabalho e Emprego, que reúne a portaria, os leiautes de arquivos e as respostas a dúvidas frequentes sobre o tema.

Fechamento do ano exige atenção 

O encerramento do ano costuma concentrar tarefas administrativas que dependem de informações consistentes sobre a jornada. O departamento pessoal precisa conferir marcações, analisar inconsistências, tratar ausências e atrasos e encaminhar os dados necessários ao processamento da folha. Quando esses processos dependem de sistemas desconectados, a conferência pode exigir mais etapas manuais e dificultar a identificação da origem de divergências.

O problema não se resume ao volume de registros. Uma marcação incompleta, uma justificativa pendente ou uma informação que não chega ao responsável pela folha pode exigir verificações adicionais antes da conclusão do processo. Em empresas com equipes distribuídas, diferentes turnos ou trabalhadores em regime híbrido, acompanhar essas ocorrências sem uma visão centralizada pode se tornar ainda mais trabalhoso.

Por isso, o planejamento para o fim do exercício é uma oportunidade para revisar fluxos e identificar onde há retrabalho. A empresa pode avaliar quanto tempo a equipe dedica à conferência dos registros, quantas correções são necessárias antes do fechamento e quais informações precisam ser transferidas entre o sistema de ponto, o departamento pessoal e a folha de pagamento.

Essa revisão também ajuda a separar dois problemas que, embora relacionados, exigem soluções diferentes. O primeiro é a conformidade do registro eletrônico com a legislação. O segundo é a eficiência do processo que transforma os registros em informações para as rotinas trabalhistas e administrativas. Um sistema pode atender aos requisitos aplicáveis ao ponto sem oferecer, por si só, todas as funcionalidades de gestão necessárias à empresa.

É justamente nesse segundo aspecto que a integração tecnológica ganha relevância. A proposta de uma plataforma completa não deve ser confundida com uma exigência adicional da Portaria nº 671, mas entendida como uma escolha de gestão para conectar atividades que, quando isoladas, demandam mais trabalho operacional.

Suporte técnico e proteção de dados estão entre os principais critérios na escolha de uma plataforma

A discussão sobre registro eletrônico de ponto acompanha uma transformação mais ampla no papel da tecnologia nas áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Se antes a prioridade podia estar concentrada em substituir o relógio físico por uma marcação digital, hoje a avaliação também envolve a conexão entre informações, a organização das rotinas e o apoio à tomada de decisão.

Para Roger Bello, Diretor de Receita da MarQ HR, a evolução das ferramentas de ponto precisa ser acompanhada por uma mudança na maneira como as empresas utilizam as informações produzidas pela operação.

“Registrar o ponto pelo aplicativo é apenas uma parte do processo. O valor para a empresa aparece quando as informações são organizadas, chegam às áreas responsáveis e ajudam a reduzir o trabalho manual. A tecnologia precisa facilitar tanto o cumprimento das exigências legais quanto a gestão das rotinas de RH e Departamento Pessoal.”

Nesse sentido, o especialista ressalta que alguns critérios precisam ser analisados antes de escolher uma ferramenta para controle de ponto. 

• Conformidade legal: verificar a categoria do registrador, os requisitos técnicos aplicáveis e a documentação fornecida pelo desenvolvedor.

• Integridade dos registros: entender como as marcações são armazenadas, protegidas e disponibilizadas para consulta e fiscalização.

• Tratamento do ponto: conferir como o sistema organiza inconsistências, justificativas, ajustes permitidos e arquivos necessários às rotinas trabalhistas.

• Integração com outros processos: avaliar a conexão com a folha de pagamento e com as demais ferramentas utilizadas pelo RH.

• Indicadores e relatórios: verificar se a plataforma oferece dados que ajudem a acompanhar ocorrências, identificar padrões e planejar as equipes.

• Segurança e acesso: examinar os controles de acesso, a proteção das informações pessoais e os procedimentos de tratamento dos dados.

• Suporte e implantação: entender como será a migração, a capacitação dos usuários e o atendimento durante o fechamento da folha.

A comparação deve considerar ainda o tamanho da empresa, a distribuição dos trabalhadores e a complexidade das jornadas. Uma organização com poucos funcionários e processos simples pode ter necessidades diferentes das de uma operação com várias unidades, escalas variadas e equipes externas.

O objetivo não é contratar o maior número possível de funcionalidades, mas escolher uma solução compatível com as exigências legais e com os processos que a empresa pretende organizar. Com o fechamento do ano no horizonte, revisar esses critérios pode ajudar as empresas a começar o próximo exercício com rotinas mais organizadas, menos etapas manuais e melhores condições para acompanhar seus indicadores. 

A conformidade é o ponto de partida; transformar os registros em informações úteis para a gestão é o passo seguinte.