Com o avanço operacional das duplicatas escriturais previsto para 15 de janeiro de 2027, grandes empresas brasileiras precisarão reforçar seus processos de conferência e prevenção a fraudes. Um mapeamento da V360, plataforma de inteligência artificial que otimiza o pagamento a fornecedores das principais empresas do Brasil, identificou 12 possíveis vetores de fraude envolvendo fornecedores, empresas pagadoras e instituições financiadoras. A análise não se refere a casos já registrados, mas a riscos nas etapas de emissão, conferência, validação e pagamento dos títulos, mesmo em um sistema desenvolvido para ampliar a rastreabilidade e a segurança das operações.

A duplicata escritural é a versão eletrônica do título de crédito utilizado em vendas de produtos ou serviços a prazo. No novo modelo, os títulos passam a ser emitidos, registrados e negociados em sistemas eletrônicos, permitindo acompanhar a titularidade e as movimentações do crédito. As empresas precisam acompanhar as duplicatas emitidas contra elas e se manifestar dentro do prazo aplicável para evitar que cobranças com informações incorretas ou inconsistentes avancem sem contestação.

Segundo o mapeamento da V360, o risco não está necessariamente em uma fraude evidente, mas na possibilidade de informações aparentemente regulares esconderem irregularidades. Uma duplicata pode apresentar dados formalmente consistentes sem corresponder a uma compra efetivamente realizada, enquanto alterações na titularidade ou nas informações de pagamento podem exigir verificações adicionais para evitar o direcionamento indevido de recursos.

De acordo com Izaias Miguel, CEO da V360, a digitalização das duplicatas representa um avanço para o mercado de crédito, mas exige que as empresas desenvolvam mecanismos capazes de identificar divergências antes que elas se transformem em perdas financeiras.

“A duplicata escritural traz mais transparência e rastreabilidade para o mercado, mas isso não elimina todos os riscos. Mapeamos 12 possibilidades de fraude que podem atingir diferentes participantes da operação. O desafio é que essas irregularidades nem sempre aparecem de forma evidente. Muitas vezes, chegam como um título aparentemente válido, um aceite registrado ou uma informação de pagamento que precisa ser conferida”, explica Miguel.

Fraudes podem atingir diferentes etapas da operação

O levantamento da V360 considera riscos distribuídos entre os três principais participantes do ecossistema: o fornecedor, responsável pela emissão da duplicata; o sacado, empresa que adquiriu o produto ou serviço e deverá realizar o pagamento; e o financiador, que pode antecipar recursos ao fornecedor mediante a negociação do título.

Entre as situações de risco estão a emissão de duplicatas sem correspondência com operações comerciais legítimas, inconsistências nas informações utilizadas para validar cobranças e alterações indevidas em dados relacionados à liquidação. Também existem vulnerabilidades associadas ao acompanhamento da titularidade dos créditos, especialmente quando uma duplicata é negociada com terceiros.

Na prática, essas situações podem gerar consequências como a cobrança de uma compra não realizada, pagamentos direcionados incorretamente, duplicidade de pagamentos ou disputas envolvendo a exigibilidade de determinados títulos.

“Uma empresa sabe quando não realizou determinada compra, assim como um fornecedor consegue identificar quando não fez a cessão de um título. O problema é que essas informações nem sempre estão disponíveis para todos os participantes da operação. Quando cada parte consegue enxergar apenas uma etapa, uma irregularidade pode avançar sem ser identificada a tempo”, afirma Miguel.

Prazo curto para manifestação amplia a necessidade de conferência

Outro ponto de atenção está no prazo de manifestação sobre as duplicatas. No novo ecossistema, as empresas precisam acompanhar os títulos emitidos contra elas e verificar se as informações correspondem às operações comerciais efetivamente realizadas.

O prazo curto para manifestação exige atenção especialmente de organizações com grande volume de fornecedores, diferentes unidades operacionais e processos de aprovação distribuídos entre departamentos. A demora para identificar e contestar uma inconsistência pode dificultar sua resolução antes das etapas seguintes de negociação ou pagamento.

Para realizar essa conferência, as empresas precisam cruzar as informações das duplicatas com pedidos de compra, notas fiscais, registros de recebimento de mercadorias ou serviços e condições comerciais previamente estabelecidas.

O desafio é que esses dados frequentemente estão distribuídos entre sistemas de gestão empresarial, os chamados ERPs, e diferentes áreas internas. Quando não há integração entre as informações, a identificação de inconsistências pode depender de verificações manuais e levar mais tempo do que o disponível para manifestação.

Segundo a V360, a preparação para o novo modelo deve considerar não apenas a conexão tecnológica com o ecossistema de duplicatas, mas também a capacidade de identificar divergências, acompanhar alterações e direcionar as pendências para análise antes dos respectivos prazos.

“Uma duplicata pode chegar com informações que parecem corretas, mas a empresa precisa verificar se houve a compra, se o produto foi entregue, se o valor corresponde ao combinado e quem tem o direito de receber aquele pagamento. Sem esse cruzamento, existe o risco de validar uma obrigação que não deveria existir ou realizar um pagamento indevido”, destaca o executivo.

Prevenção exige troca de informações entre empresas

Para a V360, um dos principais aprendizados do mapeamento é que a prevenção a fraudes não pode depender exclusivamente de verificações isoladas. Como os riscos podem surgir em diferentes etapas, a identificação de uma irregularidade por um participante pode ser relevante para outros envolvidos no ecossistema.

Nesse cenário, uma contestação registrada por uma empresa pode representar um sinal de alerta para outros compradores que tenham recebido títulos semelhantes. Da mesma forma, informações identificadas por fornecedores podem contribuir para evitar que operações suspeitas avancem para etapas posteriores de negociação ou pagamento.

Para transformar esses sinais em proteção para as empresas, a V360 está desenvolvendo uma solução antifraude para operações com duplicatas escriturais. Com inteligência artificial e troca estruturada de alertas entre os participantes, a solução terá como foco antecipar a identificação de títulos suspeitos e apoiar decisões de conferência, contestação e pagamento. O objetivo é permitir que uma irregularidade detectada em uma operação ajude a proteger outras empresas, ampliando a capacidade de prevenção em todo o ecossistema.

“Uma fraude identificada por uma empresa pode fornecer informações importantes para proteger outras organizações. Estamos desenvolvendo uma solução para transformar esses sinais em alertas que ajudem as equipes a agir antes de um pagamento indevido. Ao combinar inteligência artificial e informações de diferentes participantes, queremos ampliar a capacidade de identificar riscos e reduzir a exposição das empresas a perdas financeiras”, explica Miguel.

O que as empresas podem fazer para reduzir os riscos?

Enquanto o ecossistema avança para novas etapas de implementação, a V360 recomenda que as empresas revisem seus procedimentos de conferência e acompanhamento das duplicatas, especialmente nas áreas de contas a pagar, compras, fiscal e tesouraria.

Entre as principais medidas estão a conciliação de cada duplicata com os títulos e documentos registrados no ERP, a conferência da existência da operação comercial, o acompanhamento de cessões de crédito e a verificação das informações de titularidade e pagamento antes da liquidação.

Também é importante estabelecer fluxos de análise para situações em que os dados da duplicata não correspondam aos registros internos, garantindo que as divergências sejam identificadas e tratadas dentro dos prazos aplicáveis.

Para Miguel, a mudança exige que as empresas deixem de considerar a conferência das duplicatas como uma atividade exclusivamente operacional e passem a tratá-la como parte da estratégia de prevenção a riscos financeiros.

“A digitalização não substitui a necessidade de verificar se uma cobrança é legítima. O que muda é a velocidade com que as informações circulam e a importância de conseguir analisá-las a tempo. As empresas precisam estar preparadas para reconhecer inconsistências, acompanhar alterações e agir antes que uma irregularidade resulte em pagamento indevido ou em uma disputa financeira”, conclui.

Sobre a V360

A V360 é a plataforma de inteligência artificial que otimiza o pagamento a fornecedores das principais empresas do Brasil. Suas soluções automatizam o recebimento e a validação de documentos fiscais, apoiam a apuração tributária e preparam as organizações para o novo modelo de duplicatas escriturais, contribuindo para processos mais seguros, eficientes e integrados.