A gestão financeira de um escritório de advocacia, especialmente quando ele ainda está em fase de consolidação no mercado, precisa ser encarada com a mesma seriedade que se dá aos prazos processuais. Muitos escritórios emergentes enfrentam dificuldades por negligenciar a estruturação do contas a receber – setor que, quando bem organizado, garante fluxo de caixa saudável e permite o crescimento sustentável do negócio.

O primeiro passo é entender que o contas a receber não se resume a “esperar o cliente pagar”. É um processo ativo que exige organização, sistematização e acompanhamento constante. Ter um sistema de controle – seja um software jurídico com módulo financeiro ou uma planilha robusta – é essencial. Nele, devem constar os valores contratados, datas de vencimento, status de pagamento e histórico de contato com o cliente.

Outro ponto crucial é padronizar contratos. Honorários bem definidos em cláusulas claras ajudam a evitar confusões e inadimplência. Sempre que possível, negocie pagamentos por etapas do processo (sinal + fases de andamento), o que facilita o controle e evita a dependência de um único recebimento final. Além disso, inclua multas e juros por atraso – juridicamente válidos e úteis como fator de inibição da inadimplência.

Também é importante definir um calendário interno de cobranças. Não basta esperar a data do vencimento para agir. Um bom fluxo inclui avisos pré-vencimento, lembretes no dia e contatos imediatos após o atraso. A cobrança deve ser cordial, mas firme. Isso pode ser feito por e-mail, WhatsApp corporativo ou até por ligação, sempre com linguagem profissional e respeitosa.

Automatizar esse processo ajuda bastante. Existem ferramentas que disparam lembretes automáticos e atualizam o status dos pagamentos em tempo real. Para escritórios com menos estrutura, a automação pode começar simples, com uso inteligente de planilhas e calendários compartilhados.

Outro ponto estratégico é separar os papéis: o advogado responsável pelo caso não precisa ser o cobrador. Isso ajuda a preservar o relacionamento com o cliente. Sempre que possível, delegue a cobrança a um sócio responsável pelo financeiro ou a um colaborador administrativo, mesmo que em tempo parcial.

A análise recorrente dos recebíveis também faz parte da estruturação. Todo mês, é preciso revisar os valores previstos versus os valores efetivamente recebidos, identificar gargalos e repensar estratégias de cobrança se necessário. Essa análise também alimenta a previsão de caixa, que é o coração da saúde financeira.

E por falar em previsibilidade: oferecer meios de pagamento variados também colabora com a eficiência do contas a receber. Além de transferências bancárias, considere a oferta de boleto, PIX e até cartão de crédito – inclusive com parcelamento, se fizer sentido para o tipo de serviço prestado.

Por fim, vale lembrar que a boa gestão do contas a receber não é apenas uma questão administrativa. Ela reflete profissionalismo, transmite segurança ao cliente e fortalece a reputação do escritório. Em um mercado cada vez mais competitivo, cuidar da saúde financeira é um diferencial real.

Por que a gestão financeira é vital para a sobrevivência de escritórios de advocacia emergentes

Não é raro encontrar excelentes advogados enfrentando dificuldades para manter seus escritórios funcionando. A explicação, muitas vezes, não está na qualidade técnica do trabalho jurídico, mas sim na fragilidade da gestão financeira. A ausência de uma estrutura mínima de controle de receitas, despesas e previsões pode levar ao colapso de negócios promissores.

Escritórios emergentes costumam ter um fluxo de caixa instável, especialmente nos primeiros anos. O problema é que muitos confundem entrada de dinheiro com lucro, sem considerar compromissos futuros, impostos e custos operacionais. Isso leva a uma falsa sensação de segurança que pode ser perigosa.

Uma das primeiras atitudes recomendadas é separar as finanças pessoais das empresariais. Mesmo em estruturas pequenas, o escritório deve ter uma conta bancária própria, e os sócios devem estabelecer pró-labore. Essa separação ajuda a visualizar o desempenho real da operação e evita o uso indevido de recursos.

Outro erro comum é a falta de orçamento anual. Muitos escritórios operam no improviso, sem planejar receitas e despesas ao longo do ano. A construção de um orçamento, mesmo que simples, permite tomar decisões mais seguras, como contratar novos funcionários ou investir em marketing jurídico.

A gestão de despesas também merece atenção. Custos com aluguel, sistemas jurídicos, certidões e serviços terceirizados devem ser monitorados de perto. Pequenos desperdícios acumulados ao longo do tempo podem impactar de forma significativa os resultados do escritório.

Além disso, é essencial ter uma reserva financeira. Mesmo em escritórios pequenos, um fundo de emergência pode ser o que vai garantir a continuidade das atividades em momentos de baixa entrada de novos casos ou inadimplência de clientes. Ter ao menos três meses de despesas fixas guardadas é uma meta realista.

Buscar capacitação em finanças também faz diferença. Muitos advogados nunca foram expostos a conceitos básicos de gestão financeira durante a formação acadêmica. Participar de cursos curtos, workshops ou mesmo consultar um contador especializado no setor jurídico pode abrir novas perspectivas.

A contabilidade, aliás, deve ser vista como aliada. Manter os tributos em dia e compreender o regime tributário mais adequado para o escritório (Simples Nacional, Lucro Presumido etc.) evita problemas com o fisco e ajuda a reduzir custos de forma legal e eficiente.

Por fim, a cultura da gestão deve fazer parte do DNA do escritório. Desde os sócios até estagiários, todos precisam entender a importância de processos bem definidos e controles internos. Isso cria um ambiente mais profissional, reduz riscos e fortalece o posicionamento do escritório no mercado.

No fim das contas, um escritório bem gerido financeiramente tem mais chances de crescer, atrair bons clientes e manter uma equipe motivada. Advogar é essencial, mas administrar com inteligência é o que garante a longevidade no mercado jurídico.

Marco Túlio Elias Alves é advogado