Julho marca o início das férias em muitos escritórios contábeis no Brasil, mas, diferentemente de outros setores, a operação não desacelera. As obrigações acessórias seguem ativas, e, sem processos bem definidos, o período se torna mais suscetível a falhas operacionais.

Para Hygor Lima, especialista em gestão de processos e fundador da consultoria Potencialize Resultados, a chave para manter a produtividade mesmo com equipes reduzidas está na padronização das rotinas internas. “Não é o número de pessoas que define a eficiência do escritório, mas a clareza dos processos e o grau de autonomia dos profissionais. O cliente não pode perceber queda na entrega porque metade do time saiu de férias”, afirma o consultor, que também é o idealizador do Método DITA,  atualmente adotado por mais de 400 escritórios contábeis no país.

A sigla DITA se refere a Diagnóstico, Implementação, Treinamento e Acompanhamento. A metodologia foi concebida para oferecer resiliência operacional em períodos críticos. Seus pilares incluem a definição de fluxos padronizados, a utilização de checklists operacionais e o monitoramento por meio de indicadores de desempenho.

Dados da própria Potencialize Resultados apontam que escritórios que utilizam o método relataram até 38% de redução no retrabalho durante o mês de julho, nos últimos dois anos. “A ausência de processos claros leva ao improviso. E, no improviso, o risco de erro aumenta ainda mais quando parte do time está ausente”, explica Hygor.

Outro aspecto enfatizado por ele é a autonomia das equipes. “Em modelos centralizadores, tudo depende da figura do dono. Isso paralisa o time na ausência dele ou dos gestores. Com processos bem definidos, a equipe tem autonomia para manter a qualidade da entrega, mesmo com quadro reduzido.”

A Potencialize Resultados defende a profissionalização dos escritórios contábeis por meio de uma cultura de processos e da gestão orientada por dados. Na avaliação de Lima, férias não deveriam ser tratadas como um risco à operação. “As férias são um direito do time, não uma ameaça ao negócio. Quem estrutura a casa opera bem em qualquer cenário”, afirma.

Embora o alerta ganhe relevância em julho, ele se aplica a qualquer período de transição ou redução da equipe. Escritórios que ainda não documentaram rotinas, não monitoram indicadores ou não estruturaram uma cultura de delegação tendem a enfrentar mais dificuldades nesses momentos. “O Método DITA não é apenas uma ferramenta de gestão. É uma mudança de mentalidade. A contabilidade precisa sair da cultura de ‘apagar incêndios’ e adotar a previsibilidade como norma. É isso que garante qualidade com qualquer equipe, em qualquer época do ano”, conclui o especialista.

Sobre Hygor Lima

Hygor Lima é especialista em gestão de processos para é especialista em gestão de processos para o setor contábil,  e fundador da consultoria Potencialize Resultados Hygor Lima, com mais de 13 anos de atuação na área. Fundador da consultoria Potencialize Resultados, já apoiou centenas de escritórios de contabilidade em todo o Brasil na padronização de rotinas, redução de retrabalho e aumento da produtividade.

É idealizador do Método DITA , sigla para Diagnóstico, Implementação, Treinamento e Acompanhamento, modelo adotado por mais de 400 escritórios como base para organização de operações e gestão de equipe com foco em autonomia e escala. A metodologia prevê fluxos estruturados, capacitação de times e indicadores de acompanhamento contínuo. “O que torna o DITA eficaz é a combinação de padronização com autonomia. Os escritórios deixam de depender da figura central do dono para funcionar”, afirma.

Além da atuação técnica, Hygor também é sócio do Energy Club, grupo que reúne nomes como Joel Jota, Jhonny Martins e Caio Carneiro, e tem presença constante como palestrante em eventos de negócios e transformação organizacional. Seus temas de especialidade incluem, organização de processos contábeis com foco em produtividade, redução de retrabalho e erros operacionais em escritórios, preparação de equipes para a reforma tributária e novos regimes fiscais, transição de modelo centralizador para gestão com autonomia e padronização de rotinas para suportar crescimento e fusões no setor.

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